O ile automatyzacja procesów nie jest już zjawiskiem nowym, tak w połączeniu z przymiotnikiem „zrobotyzowana” wciąż intryguje i prowadzi do wielu pytań. W dzisiejszym odcinku „Dla Niewtajemniczonych”, ekspert Promity, Karol Pik, przybliży problematykę zrobotyzowanej automatyzacji procesów (ang. Robotic Process Automation – RPA). Rzecz będzie o softwarowych robotach i wirtualnych pracownikach, a także o narzędziach i zastosowaniach systemów klasy RPA.
Do pojęcia i zjawiska automatyzacji procesów ludzie zdążyli już przywyknąć, ale ten przymiotnik „zrobotyzowana” u niektórych wciąż wywołuje dreszczyk. Czym właściwie jest zrobotyzowana automatyzacja procesów?
Karol Pik: Zaproponowałbym następującą definicję: „RPA to technologia umożliwiająca automatyzowanie powtarzalnych i rutynowych procesów i czynności przez robota wykonującego pracę człowieka w aplikacjach”.
Ta definicja częściowo zawiera odpowiedź na kolejne pytanie, a mianowicie o kluczową różnicę pomiędzy stosowanymi od lat programami automatyzującymi procesy, takimi jak np. systemami klasy ERP, a technologią RPA.
Karol Pik: Systemy klasy ERP miały i mają za zadanie automatyzować procesy przedsiębiorstwa: duże, złożone, dotyczące całej firmy, przekrojowe. Są to np. procesy zakupowe, produkcyjne, zarządcze. RPA bierze natomiast na celownik takie pojedyncze oczka w łańcuchu procesów. I nie chodzi już o ich zautomatyzowanie, a o robotyzację, czyli zastąpienie pracy wykonywanej przez człowieka pracą robota.
Czy możemy to zilustrować na jakimś prostym przykładzie?
Karol Pik: Doskonałą analogią jest automatyzacja, czy uporządkowanie procesu produkcji samochodu poprzez wprowadzenie dawno, dawno temu linii produkcyjnej w zakładach Forda. To jest właśnie automatyzacja procesu. Jego robotyzacja polega natomiast na zastąpieniu człowieka, w tym akurat przypadku: maszyną, np. poprzez wprowadzenie robotów spawalniczych, składających karoserie.
Czym jest robot softwarowy? Wielu osobom robotyzacja procesów biznesowych może przywodzić na myśl humanoidalną cyber-istotę siedzącą biurko obok…
Karol Pik: Nazwa RPA nie do końca oddaje to, co oddawać powinna. Z pewnością ma na to wpływ język angielski, który nie zawsze w prostym tłumaczeniu oddaje to, co autor miał na myśli. Robot softwarowy to po prostu oprogramowanie, które wykonuje pracę za człowieka, a nie dla człowieka. Porównując to, przykładowo, do edytora tekstów: edytor tekstów daje użytkownikowi możliwość tworzenia dokumentów tekstowych, natomiast robot pisałby ten tekst za nas.
Po co firmom RPA?
Karol Pik: Zakres korzyści jest olbrzymi. Działa tu także dość rzadko występujący w biznesie mechanizm jednoczesnej redukcji kosztów i wzrostu efektywności. RPA daje skuteczność, dokładność i powtarzalność prac, które dla pracowników mogą być nużące, rutynowe, a przez to obarczone ryzykiem prostych błędów.
Jakie stanowiska i procesy są obecnie najczęściej automatyzowane? Kiedy RPA ma sens? W jakich sektorach jest najwięcej wdrożeń?
Karol Pik: Idealne do robotyzacji są takie procesy, które są nudne, żmudne, powtarzalne, czasochłonne, a jednocześnie wymagają skupienia i uwagi. W takich przypadkach o ludzki błąd nie trudno, a robot się nie myli. Co do sektorów wdrożenia, to w zasadzie RPA nie ma preferowanych branż czy obszarów działalności. Robotyzacja procesów sprawdzi się wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z wielokrotnie wykonywaną czynnością, która jest zestandaryzowana, do realizacji której wymagana jest interakcja z aplikacją a inny rodzaj integracji, na przykład poprzez wywoływanie usług, jest trudny do realizacji.
RPA to przejściowy trend czy trwała zmiana?
Karol Pik: Trudno jest mówić o trendzie, czy modzie na RPA. To chyba po prostu kolejny krok w ewolucji technologicznej. Pierwsze próby robotyzacji procesów miały miejsce dawno temu. Dziś narzędzia do robotyzacji są skuteczniejsze, łatwiejsze w obsłudze, a przez to stają się bardziej powszechne. Smartfon to po prostu kolejny etap rozwoju telefonii, która pojawiła się już w XIX wieku. Czy robotyzacja wyprze człowieka? Inne aplikacje? Pewnie nie, podobnie jak smartfon nie wyparł nawigacji samochodowych, mimo że bardzo się stara…
Przy jakiej skali działalności wdrożenie rozwiązań RPA zaczyna się opłacać? Czy takie wdrożenie wymaga niebotycznych nakładów?
Karol Pik: To chyba kolejny mit na temat RPA. Przychodzi mi na myśl takie porównanie: od jakiego momentu opłaca się mieć samochód? Czy istnieje jakaś uniwersalna odpowiedź? Nie. Wszystko zależy od przyjętych kryteriów. Jeżeli mamy do zrealizowania czynność, którą wykonujemy ręcznie, codziennie i zajmuje nam ona tyle czasu, że już o tym myślimy, to może warto zastanowić się nad robotyzacją tego procesu. To tak jak z tym samochodem… Można pojechać z miejsca A do miejsca B kupując bilet autobusowy, zabierając się ze znajomym, albo kupując auto za kilkaset tysięcy złotych. Osiągniemy ten sam skutek, ale w inny sposób i przy innych nakładach. Kwestia rachunku ekonomicznego i wyboru narzędzi. Samochód może kosztować kilkadziesiąt tysięcy, kilkaset tysięcy albo nawet kilka milionów. Dokładnie taki sam wybór mamy jeśli chodzi o narzędzia RPA. Można skutecznie zrobotyzować procesy wykorzystując darmowe narzędzia opensource (np. Talend, Robotframework) lub zdecydować się na kupno komercyjnego rozwiązania. Tu jedynym ograniczeniem jest zasobność portfela.
A skutki uboczne, typu redukcja zatrudnienia? Może nawet zanikanie niektórych zawodów? Czy nie jest prawdą, że powszechny odbiór tej technologii jest mimo wszystko napiętnowany strachem przed utratą pracy i skutkami społecznymi masowego bezrobocia?
Karol Pik: Faktycznie, dla wielu temat jest kontrowersyjny bo działa stereotyp: roboty odbiorą nam robotę! Dlatego ważne jest umiejętne przekazywanie informacji na temat RPA, takie oswajanie z nieznanym. Pracownicy powinni rozumieć, że wdrażając RPA firma zdejmuje im z barków najbardziej nieprzyjazne i nielubiane procesy. Trzeba pamiętać, że strach przed postępem i wynalazkami towarzyszy nam od zawsze. Przecież tego samego typu argumenty pojawiały się kiedy wynaleziono maszynę parową, gdy powstała kolej, a potem gdy wymyślono komputer. Oczywiście możliwe jest, że popyt na wykonywanie zadań „prostych i powtarzalnych” spadnie, ale z pewnością pojawią się nowe obszary, np. związane z obsługą robotów czy przygotowaniem procesów, w których powstaną nowe, bardziej interesujące miejsca pracy.
No ale jeśli ktoś wykonuje tylko takie proste, powtarzalne czynności, to przecież „wirtualny kolega” tej pracy go pozbawi?
Karol Pik: No właśnie „kolega”… Robot to taki kolega, który bardzo chętnie będzie robił to, na co my nie mamy ochoty, a skoro już się z nim zakolegowaliśmy, to zastanówmy się jak najlepiej wykorzystać tę jego niespożytą chęć do pracy i dajmy mu pracować. Skoro on potrafi się rozwijać, to z pewnością potrafimy i my. Choć oczywiście opór przed zmianą, w tym przed konwersją zawodową wpisany jest w ludzką naturę.
Jakie są główne wyzwania – techniczne, organizacyjne dla wdrożenia RPA? Jak się do takiego wdrożenia przygotować?
Karol Pik: Największym wyzwaniem jest chyba „poukładanie” firmy. Przez to rozumiem porządek w procesach, posiadanie ich rzeczywistych, aktualnych opisów, posiadanie wiedzy na temat tych procesów (z czego korzystają, jakie są parametry obecne i oczekiwane). Kolejnym wyzwaniem jest organizacyjna akceptacja robotyzacji w przedsiębiorstwie, poszukiwanie orędowników i przekonanie decydentów, że pierwszy zrobotyzowany proces nie wystrzeli jeszcze firmy na nowy poziom obrotów. Robotyzacja jest sama w sobie procesem, potrzeba czasu, ludzi i zrozumienia. Niezbędna jest tu postępująca adaptacja firmy do tego, że pojawiając się „nowi wirtualni koledzy”, którzy mogą pracować 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu nie prosząc o podwyżkę… Pod względem technicznym robotyzacja nie ma wielkich wymagań. Obecnie dostępne, popularne komputery stacjonarne mogą stanowić bazę do rozpoczęcia przygody z RPA.
Czy proces tworzenia robotów automatyzujących procesy także można zautomatyzować?
Karol Pik: To bardzo fajne pytanie. Pewnie tak i pewnie za jakiś czas do tego dojdzie. Na pierwszy ogień pójdą pewnie procesy, w których występują wystandaryzowane reguły biznesowe. Z pewnością duży wpływ na robotyzację robotów będzie miał rozwój sztucznej inteligencji. Zawsze jednak pozostanie nisza specyficznych rozwiązań, która będzie wymagała dedykowanych, czy też scustomizowanych działań.
Jeśli sztuczna inteligencja to mówimy o RPA drugiej generacji. Czy te softwarowe roboty potrafią się uczyć?
Karol Pik: Tak, roboty potrafią się uczyć. Jest taka działka robotyzacji, wykorzystująca sztuczną inteligencję (AI), która „śledzi” działania pracowników i buduje sobie modele zachowań. Na koniec dnia powstaje model, pewien przepis, według którego odpowiednio skonstruowane oprogramowanie zaczyna wykonywać czynności wcześniej wykonywane przez człowieka. Staje się ono więc robotem.
A jak wygląda procedura wdrażania RPA? Od czego zacząć? Jak powstaje taki softwareowy robot?
Karol Pik: Wiele zależy od tego, w którym miejscu jest organizacja. Czy ma zmapowane (czyli spisane i narysowane) procesy? Czy jest przygotowana lista wybranych procesów do robotyzacji? Czy są już jakieś doświadczenia związane z RPA? Pierwszym krokiem jest wybór procesu/procesów. Jeżeli nie istnieją ich mapy, to procesy są opisywane przez nas. Tu wykorzystujemy różne techniki w zależności od preferencji klienta (SIPOC, BPMN, Strumień wartości). Następnie proces jest analizowany i optymalizowany. Na tym etapie wskazywane są miejsca do możliwej robotyzacji czy automatyzacji. Jeżeli klient nie ma preferencji związanych z technologią robotyzacji, przeprowadzana jest analiza dostępnych technologii, która kończy się wyborem docelowej. Ćwiczenie to często poprzedzamy wykonaniem PoC (czyli proof of concept) w różnych technologiach. Dopiero w tym momencie startuje tworzenie robota, który po testach, może zacząć pracować u klienta.
Miało być „w pigułce” więc na tym dziś kończymy. Wszystkich zainteresowanych zgłębieniem tematyki RPA i usprawnieniem swojej organizacji zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami. A w następnym odcinku „Dla Niewtajemniczonych” rzecz będzie o poziomie inteligencji sztucznej inteligencji. Zachęcamy do lektury!
