Praca w czasach zarazy, czyli 7 sposobów na to, by nie zwariować na home office.

Wprowadzenie stanu zagrożenia epidemicznego Covid-19, w ciągu zaledwie kilku dni, wprowadziło bardzo duże zamieszanie w całym kraju. Praktycznie z dnia na dzień, wszystkie szkoły, urzędy i firmy, musiały znaleźć sposób by utrzymać funkcjonowanie przy równoczesnym wyeliminowaniu spotkań i bezpośredniego kontaktu między ludźmi. Nagle pytanie „czy” zostało zmienione na „jak” pracować zdalnie. To bardzo trudny moment, zwłaszcza dla dużych organizacji i korporacji, które opierając swoje funkcjonowanie o sztywne zasady i procedury. Natychmiast muszą uelastycznić się i dopasować do sytuacji. Jak zatem przejść na tryb pracy zdalnej i nie oszaleć?

Oprócz kwestii formalnych dotyczących samej pracy, otwarta zostaje kwestia, jak tak zwyczajnie po ludzku radzić sobie z emocjami w trakcie izolacji. Każde z nas przeżywa ją na swój sposób i zostaliśmy postawieni w różnych sytuacjach. Niektórzy zostali sami w domach, inni oprócz pracy muszą radzić sobie z dziećmi, a kolejni martwią się o bliskich, którzy są daleko. To jest bardzo trudna sytuacja. W tym artykule, bazując na doświadczeniach Promity oraz wiedzy psychologicznej postaram się podpowiedzieć kilka sztuczek, które mogą Wam ułatwić życie w trakcie epidemii.

Funkcjonowanie w czasie zamknięcia wymaga od nas dużej kreatywności oraz dokładnej organizacji. Kiedy w domu znajdują się dzieci, jest to o tyle trudniejsze, że wymaga zorganizowania dnia również im, co nie jest łatwym zajęciem, przy nieustannej potrzebie atencji ze strony najmłodszych. Dlatego też, będzie to wymagać pracy zespołowej: zarówno wśród domowników jak i współpracowników. Razem rzeczywistość jest łatwiejsza do przyjęcia.

Podstawą jest dobry plan.

Posiadanie dziennych przyzwyczajeń i rutyn pomaga w utrzymaniu poczucia celu i sensu[1]. Badanie opublikowane w Journal of Abnormal Child Psychology wykazało, że rutyna rodzinna pomaga łagodzić impulsywność oraz objawy i cechy opozycyjne u dzieci [2]. Nie jest to zaskakujące, gdy rozumiemy, że procedury chronią i pomagają dzieciom czuć się bezpieczniej, ponieważ wiedzą, czego się spodziewać. Podobnie sprawa ma się i u dorosłych. Dzięki temu, że wiemy co się wydarzy łatwiej jest nam zapanować na naturalną reakcją „fight or flight” (walcz albo uciekaj), która uruchamia się w sytuacjach stresowych.

Poproś swojego przełożonego o wyznaczenie zadań na czas pracy zdalnej oraz sposób ich weryfikacji. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zaplanować dzień w domu. Może część z zadań możesz wykonać wtedy kiedy dzieci już śpią, albo możesz wymienić się opieką z partnerem/partnerką na czas, kiedy masz np. e-spotkanie.

Przebierz się!

Wielu osobom praca zdalna kojarzy się ze szlafrokiem i piżamą. Nie zalecamy siedzenia w domu w szpilkach i garniturze, jednak poranny prysznic i przebranie się z piżamy pozwala nam się rozbudzić i podnieść poziom zaangażowania, co sprawia, że realizacja zaplanowanych zadań jest znacznie efektywniejsza. Siedzenie w piżamie przez cały dzień obniża możliwości poznawcze, przez co o wiele trudniej jest się skupić na wykonywanym działaniu. Dodatkowo zmieniając swoje codzienne nawyki (np. późniejsze wstawanie, czy zmiana zachowań higienicznych) może utrudnić sobie powrót do normalnego funkcjonowania po unormalizowaniu sytuacji.

Pamiętaj o współpracownikach

Mimo, że pracujesz z domu, dalej jesteś częścią zespołu. Umawiajcie się na „calle” (Skype, Slack, Teams – wybór jest ogromny!), żeby poinformować siebie wzajemnie nad czym pracujecie, jakie macie postępy. To podniesie Twoje zaangażowanie, a równocześnie sprawi, że pomimo izolacji dalej będziecie pracować jako zespół. To niezwykle ważne! Należy pamiętać, iż człowiek ze swoje natury jest istotą stadną i do dobrego funkcjonowania potrzebuje przynależności. Dlatego właśnie tak ważne jest dbanie o relacje z innymi ludźmi. Odizolowanie może spowodować poczucie samotności, lęku i smutku, co jest naturalną reakcją organizmu. Można jednak temu przeciwdziałać, korzystając z masy różnych narzędzi do komunikacji z innymi (zarówno współpracownikami jak i bliskimi).

Narzędzia ułatwiające zdalne życie

Większość firm software’owych wykorzystuje narzędzia w chmurze, do których dostęp masz z każdego miejsca na świecie. I tak samo większość projektów IT prowadzonych jest na platformach typu Jira, która umożliwia zarządzanie zespołami i procesami. Rzetelne  raportowanie Agile, tablice SCRUM czy Kanban, pomagają utrzymać dyscyplinę, o którą czasami trudno pracując z domu.

Częste zjawisko zamykania się zespołów developerów na pozostałe działy znacznie pogarsza poprawny przepływ informacji w organizacji. To zamykanie się na inne zespoły w absolutnej większości przypadków jest jedynie wynikiem chęci skupienia się na prowadzonym projekcie, aby dowieźć go na czas. Jednak staje się często źródłem frustracji w innych działach – a przede wszystkim w biznesie, który odpowiedzialny jest za wynik finansowy. Tym bardziej w sytuacji nadzwyczajnej, gdy cała organizacja zostaje zmuszona do pracy zdalnej. Aby zapobiec takiemu „silosowaniu” informacji wewnątrz firmy stosujemy Atlassian Confluence, który stał się naszym firmowym wiki. Dostęp do szczegółów projektów, dokumentacji mają na przykład osoby z działu biznes, natomiast biznes dzieli się z pozostałymi zespołami np. zasobami marketingowymi.

Integracja on-line

Integrować się można na wiele sposobów. Nasi koledzy zorganizowali niedawno online’owe rozgrywki Counter Strike, wszak nic tak nie integruje jak wspólny wróg 😉 Całkowicie nowym trendem stały się e-imprezy, polegające na tym, że imprezowicze łączą się ze sobą za pośrednictwem platformy do video konferencji Zoom. Dzięki prostemu interfejsowi można poprowadzić całkiem fajną – jak na obecne warunki imprezę integracyjną, nie wychodząc z domu.

#dbajosiebie

Siedzenie w domu sprzyja fizycznemu rozleniwieniu, a także pogorszeniu jakości posiłków. Ćwicz codziennie oraz odżywiaj się zdrowo. Długotrwałe siedzenie w domu obniża odporność na drobnoustroje na zewnątrz. Jeśli nie jest to wciąż zakazane, idź na spacer, omijając skupiska ludzi. Mieszkasz na wysokim piętrze? Zrezygnuj z windy. Nie masz sprzętu do ćwiczeń? Ćwicz podstawowe ćwiczenia z wykorzystaniem masy własnego ciała.